Goedkeuring aan de werknemers vragen? Niet doen!
De afgelopen periode heb je waarschijnlijk net als ik heel veel mails ontvangen waarin je je toestemming moest geven, want “anders ontvangt je geen mails meer”. In de praktijk bleken deze mails een mooie aanleiding om eens goed op te schonen. Juridisch gezien was het vragen om deze toestemming in de meeste gevallen helemaal niet nodig geweest.
Voor de privacy verwerking op de werkvloer is deze toestemming zelfs niet gewenst. De wet vermeldt namelijk de gronden op basis waarvan je gegevens mag verwerken. “Toestemming” is daar ook één van, maar trekt de werknemer de toestemming in, dan vervalt daarmee de juridische grondslag voor verwerking. Als werkgever kun je dan niet zondermeer een andere grond aanvoeren.
Het is daarom handiger om de gegevensverwerking op een andere grondslag te baseren, bijvoorbeeld op “uitvoering van de overeenkomst”. Hoe doe je dit nu in de praktijk?
Stel: binnen jouw organisatie geldt een Social Media Code. In plaats van aan de medewerkers om toestemming te vragen om in dat kader gegevens te mogen verwerken, kun je ook de regeling expliciet in de arbeidsovereenkomst van toepassing verklaren. De regeling maakt op die manier onderdeel uit van de arbeidsovereenkomst en kun je de gegevens verwerking gronden op: “uitvoering van de overeenkomst.” Dat scheelt een hoop discussie!